Wozu Prozessdokumentation?
Sie kennen die Prozesshandbücher, die in gedruckter oder elektronischer Form in einem Ordner verstauben? Alles ist darin beschrieben, die Realität sieht aber anders aus. Oft werden die Handbücher nur für Zertifizierungen verwendet und verursachen einen erheblichen Aufwand ohne einen laufenden Nutzen zu schaffen.
Prozesshandbücher maßgeschneidert auf Ihr Unternehmen
Arbeitsabläufe in einem Unternehmen, also Prozesse, müssen sich den laufend ändernden Anforderungen anpassen. Änderungen müssen erkannt und auf Einhaltung der Compliance geprüft werden.
Aus diesem Grund verfolgen wir eine andere Vorgehensweise.
Unser Anspruch an die Prozessdokumentation ist die Darstellung und Dokumentation der Prozesse in einer für alle Mitarbeiter verständlichen Form. Die Kombination von verständlichen grafischen Elementen und Ablaufbeschreibungen schafft sowohl Übersicht als auch die genaue Festlegung wie Arbeiten durchzuführen sind. Zu den Abläufen wird auch die Zuständigkeit der Mitarbeiter festgelegt.
Durch die Darstellung der wählbaren Granularität der Prozessdokumentation wird durch die prozessual zusammengehörigen Aufgaben den Mitarbeitern der Einblicke in die eigentliche Tätigkeit vor- und nachgelagerter Bereiche ermöglicht. Dadurch ist ein besseres Verständnis der eigenen Arbeitsabläufe möglich.
Prozesshandbücher, die der Realität entsprechen
Die Darstellung der Prozesse und Beschreibung deren Arbeitsabläufe und Zuständigkeiten werden jedem Mitarbeiter für seinen Bereich zur Verfügung gestellt. Abweichungen in den Abläufen werden dadurch sofort erkannt und können vom Verantwortlichen im kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) behandelt werden.
Prozessdokumentation soll den Alltag unterstützen
Die interaktive Online Verfügbarkeit sichert die Aktualität der Ablaufbeschreibung und der Zuständigkeiten für die unterschiedlichen Arbeiten. Damit wird Klarheit für jeden Mitarbeiter geschaffen und für Vertretungen sowie neuen Mitarbeitern eine leistungsfähige Arbeitsunterlage zur Verfügung gestellt. Diskussionen über Zuständigkeiten und daraus entstehenden Unstimmigkeiten unter den Mitarbeiten werden vermieden.
Sie bestimmen wer dokumentiert
Nach einem Workshop in dem die Prozessmodellierung und Beschreibung geschult wird, bestimmen Sie wer die weitere Dokumentation erstellt. Die gesammte Erstellung des interaktiven Prozesshandbuchs kann von Ihren Mitarbeitern durchgeführt werden. Externe Leistungen sind dadurch nicht zwingend erforderlich.
Sie können sofort mit der Erstellung des Prozesshandbuchs beginnen. Nehmen Sie die nächste Änderung in Ihren Arbeitsabläufen dazu zum Anlass.
Hier einige Beispiele
Kontaktieren Sie uns, wir zeigen Ihnen gerne wie es funktioniert